南京青奥组委国际联络部不仅承担着对外统一联络的职责,还负责代表团登记程序工作。从创新角度上说,南京青奥会是第一次完整意义上开展实施代表团登记程序的大型运动会,开创了非面对面的形式完成代表团准备工作的历史。
根据国际奥委会制订的青奥会《赛事手册》,代表团登记程序(英文简称DRP)是确保各代表团成功参加青奥会所进行的各项准备活动的总称,该程序必须在代表团到达主办城市之前完成。
代表团登记程序实施对象包括:国家/地区奥委会主席和秘书长及其随宾、运动员、代表团随队官员(含团长)和超编官员、青年大使以及国家/地区奥委会嘉宾。与以往奥运会(青奥会)筹备工作相比,南京青奥会代表团登记程序的优势在于以下几个方面:
一是便捷。借助现代信息技术,代表团登记程序主要通过电子邮件、网络交流软件(SKYPE, WhatsApp等)以及电话等形式实施,避免了召开持续几个小时、甚至十余个小时的预注册会议和注册会议。这是与以往奥运会(青奥会)最大的区别。
二是高效。南京青奥会代表团登记程序是在7月18日完成的,即南京青奥组委在各代表团到达前20天就掌握了其成员信息。这非常有利于南京青奥组委尽早科学地整合住宿、餐饮、交通、抵离和物流等各方面资源,极大地提高了赛事筹备效率。而在以往奥运会上,只有在代表团到达之后,乃至开幕式当天,都依然还在确认代表团成员情况。
三是节俭。“节俭办青奥”是南京青奥会一贯秉持的理念之一。代表团登记程序很好地贯彻了这一理念。一方面,为完成代表团相关准备工作,往届奥运会(青奥会)都派人到各大洲的某个国家/地区召开了预注册会议,而代表团登记程序只需在组委会办公区即可完成,避免了国际旅费和会务费等较大的开销。另一方面,代表团成员的及早确认,可以有效地降低国际机票预订的费用。
8月16日,南京青奥会开幕后,国际联络部在赛时将与各代表团保持密切沟通,与其他团队共同为代表团提供高效优质服务,兑现向国际社会提出的承诺,举办一届令人难忘的体育盛会、文化盛会、青春盛会。